Notenblätter auf dem Küchentisch, Protokolle im E-Mail Postfach und der Gemeindebrief als Kopie im Schaukasten: In vielen Gemeinden liegen wichtige Dokumente verstreut. Mit der Dateien Ablage in KirchApp sammelst du alles an einem sicheren Ort. Du legst Ordner an, lädst PDFs und Bilder hoch und teilst sie gezielt mit Gruppen. So finden alle schnell, was sie brauchen. Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du Chor Noten teilen und Gemeindedokumente verwalten kannst.

Wofür die Dateiablage gut ist

Die Dateien Ablage ist der gemeinsame Aktenschrank deiner Gemeinde. Alle berechtigten Mitglieder finden dort die aktuellen Unterlagen, auch von unterwegs auf dem Smartphone oder Tablet.

Typische Beispiele aus dem Gemeindealltag sind:

• Chor Noten und Liedblätter: Du stellst die Noten für den nächsten Gottesdienst oder das Konzert als PDF bereit. Alle Sängerinnen und Sänger können sie zu Hause üben.
• Protokolle vom Kirchenvorstand: Du legst Sitzungsprotokolle und Beschlüsse in einem geschützten Ordner ab, den nur der Vorstand sieht.
• Gemeindebrief PDFs und Flyer: Du lädst die aktuelle Ausgabe des Gemeindebriefs hoch, damit auch alle sie lesen können, die kein gedrucktes Exemplar haben.
• Freizeit Infos und Anmeldungen: Du sammelst Packlisten, Anmeldeformulare und Zeitpläne für Konfi Freizeit oder Seniorenausflug in einem eigenen Ordner.

Der Vorteil ist klar: Niemand muss lange in Chats suchen. Es gilt immer die neueste hochgeladene Version. Du findest alles über den Bereich "Gemeinde > Dateien".

Ordner anlegen und sinnvoll benennen

Gute Ordner sparen viel Zeit. Lege für jedes Thema einen eigenen Ordner an, statt alle Dateien lose abzulegen. So bleibt die Ablage übersichtlich.

1. Öffne den Bereich "Gemeinde > Dateien".
2. Wähle die Option zum Erstellen eines neuen Ordners.
3. Gib einen klaren Namen ein, zum Beispiel Kirchenchor Noten 2026, Kirchenvorstand Protokolle oder Gemeindebrief 2026.
4. Bestätige die Erstellung. Der Ordner erscheint nun in der Übersicht.
5. Wiederhole dies für weitere Themen, zum Beispiel für jede Gruppe einen eigenen Ordner.

Benutze kurze Namen mit Jahreszahl, wenn sich Inhalte jedes Jahr ändern. Vermeide Abkürzungen, die nur Eingeweihte verstehen. Ein Name wie Gottesdienst Lieder Advent hilft mehr als Neu Mix final2. Lege Unterordner an, wenn ein Ordner zu voll wird, zum Beispiel Weihnachtskonzert im Chor Ordner.

Dateien hochladen: Formate, Namen und Größe

Du kannst vor allem PDFs und Bilder hochladen. PDFs eignen sich am besten für Noten, Protokolle und Gemeindebriefe, weil sie auf allen Geräten gleich aussehen. Bilder im JPG oder PNG Format passen für Plakate, Handzettel oder Fotos von Aushängen.

1. Öffne den passenden Ordner unter "Gemeinde > Dateien".
2. Wähle die Funktion zum Hochladen von Dateien.
3. Wähle eine oder mehrere Dateien von deinem Smartphone oder Computer aus.
4. Warte, bis der Upload abgeschlossen ist. Lass die App währenddessen geöffnet.
5. Prüfe kurz, ob die Datei korrekt angezeigt wird.

Achte auf sinnvolle Dateinamen, bevor du hochlädst. Gute Beispiele sind Protokoll Kirchenvorstand 2026 09 12.pdf oder Chor Weihnachten O du fröhliche.pdf. So erkennen alle sofort den Inhalt. Halte die Dateien möglichst klein. Scanne Noten in guter, aber nicht übertrieben hoher Auflösung. Wenn ein PDF sehr groß ist, teile es in mehrere Teile auf, zum Beispiel nach Stimmen Sopran, Alt, Tenor und Bass. Eine stabile WLAN Verbindung hilft bei größeren Gemeindebrief PDFs.

Gezielt mit einer Gruppe teilen statt alles für alle

Nicht jede Datei ist für alle bestimmt. Protokolle vom Kirchenvorstand gehören nicht in den allgemeinen Gemeinde Ordner. Darum kannst du gezielt festlegen, wer was sieht. Das ist besonders wichtig, wenn du Protokolle vom Kirchenvorstand teilen möchtest.

1. Gehe zu "Gemeinde > Gruppen" und wähle die passende Gruppe aus, zum Beispiel Kirchenchor oder Kirchenvorstand.
2. Öffne den Dateibereich dieser Gruppe.
3. Lade die Datei direkt dort hoch oder verschiebe sie in den Gruppenordner.
4. Prüfe in der Mitgliederliste der Gruppe, wer Zugriff hat.
5. Informiere die Gruppe bei Bedarf über den Chat, dass es neue Dateien gibt.

Lege sensible Dokumente nur in Gruppen Ordnern ab, die nur die betroffenen Personen sehen können. Allgemeine Infos wie Gottesdienstzeiten oder öffentliche Flyer gehören in den offenen Gemeinde Ordner. Wenn du unsicher bist, frage kurz die Gruppenleitung, welcher Ordner der richtige ist. So bleibt der Datenschutz gewahrt und niemand wird mit irrelevanten Dateien überhäuft.

Dateien finden und im Viewer lesen

Alle freigegebenen Dateien findest du zentral unter "Gemeinde > Dateien". Du musst nichts herunterladen, um kurz etwas nachzuschlagen. Der eingebaute PDF Viewer öffnet Dokumente direkt in der App.

Tippe eine Datei einfach an, um sie zu lesen. Du kannst darin blättern, vergrößern und auf dem Smartphone auch quer lesen. Das ist praktisch, wenn du beim Üben Noten teilen und direkt mitsingen willst. Nutze die Suchfunktion, wenn du viele Dateien hast. Suche nach Stichworten wie Protokoll, Noten oder Gemeindebrief. Halte dich an die Ordnerstruktur deiner Gruppe, dann findest du neue Dateien dort, wo du sie erwartest.

Ordnung halten: Aufräumen, Versionen und Zugriff

Eine volle Ablage wird schnell unübersichtlich. Plane einmal im Jahr eine kurze Aufräumaktion ein, zum Beispiel im Januar zusammen mit der Gruppenleitung.

• Aussortieren: Lösche alte Entwürfe und überholte Pläne. Behalte nur die finale Version.
• Versionen klar kennzeichnen: Wenn du eine Datei aktualisierst, ersetze die alte Datei und benenne die neue eindeutig, zum Beispiel mit Datum. Vermeide Zusätze wie final, final neu oder wirklich final.
• Zugriff prüfen: Wenn jemand die Gruppe verlässt, etwa nach einem Wechsel im Kirchenvorstand oder im Chor, entziehe den Zugriff auf interne Ordner. Prüfe dazu die Mitglieder unter "Gemeinde > Gruppen".
• Archiv Ordner anlegen: Lege einen Ordner mit dem Namen Archiv für abgeschlossene Jahre an. So bleibt die aktuelle Übersicht schlank.

Kurze Absprachen helfen viel. Lege fest, wer Dateien hochladen und löschen darf. Meist reicht es, wenn ein oder zwei Personen pro Gruppe die Ordnung pflegen.

Häufige Fragen

Wer sieht meine hochgeladene Datei?

Es sehen nur die Personen die Datei, die Zugriff auf den jeweiligen Ordner oder die Gruppe haben. Dateien im allgemeinen Gemeinde Ordner sehen alle Mitglieder. Dateien im Gruppen Ordner sieht nur diese Gruppe. Wenn du Protokolle vom Kirchenvorstand teilen willst, nutze deshalb immer den Vorstands Ordner.

Wie aktualisiere oder ersetze ich eine Datei?

Lade die neue Version am besten an derselben Stelle hoch und lösche danach die alte Version. Schreibe kurz in den Gruppen Chat, was sich geändert hat. So vermeiden alle, dass sie versehentlich mit einer alten Notenausgabe üben oder einem alten Zeitplan arbeiten.

Kann ich Dateien wieder löschen?

Ja. Öffne die Datei in "Gemeinde > Dateien" und wähle die Option zum Löschen. Lösche nur Dateien, für die du zuständig bist. Bei wichtigen Protokollen sprich dich vorher mit der Leitung ab, damit nichts verloren geht, das aufbewahrt werden muss.

Ist der Speicherplatz begrenzt?

Der Speicherplatz ist großzügig, aber nicht unendlich. Halte PDFs schlank und lösche Dubletten. Scans in normaler Qualität reichen für Noten und Protokolle völlig aus. Wenn du sehr viele große Dateien hast, sprich die Administration an. Gemeinsam findet ihr eine gute Lösung.