Chor, Konfis und Kirchenvorstand als eigene Gruppen anlegen, Rechte vergeben und Beitritte per Code oder Anfrage steuern.
Mit Gruppen bringen Sie Ordnung in Ihr Gemeindeleben. Chor, Jugend, Konfis und Kirchenvorstand bekommen jeweils einen eigenen geschützten Bereich mit Chat, Terminen und Dateien. So sehen alle nur das, was sie wirklich betrifft. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Kirchengruppe digital verwalten und Beitritte sicher steuern.
Gruppen sind kleine Räume innerhalb Ihrer Gemeinde in KirchApp. Jede Gruppe hat einen eigenen Chat, eigene Termine und einen eigenen Dateibereich. Das ist praktisch für den Alltag und schützt vertrauliche Inhalte.
Typische Beispiele sind der Chor, die Konfis, die Jugend, der Besuchsdienst oder der Kirchenvorstand. Wenn Sie die Kirchenvorstand Kommunikation per App organisieren, bleiben vertrauliche Absprachen nur im Kreis der Gewählten. Wenn Sie eine Konfi Gruppe per App betreuen, erreichen Sie Jugendliche und Eltern ohne lange Telefonketten. Wenn Sie die Chor Organisation per App machen, verteilen Sie Noten und Probenpläne an einem festen Ort.
Sie können offene und interne Gruppen anlegen. Offene Gruppen sind für alle Gemeindemitglieder sichtbar, zum Beispiel der Seniorenkreis oder der Posaunenchor. Interne Gruppen sind nur für eingeladene Mitglieder sichtbar, zum Beispiel der Kirchenvorstand oder das Seelsorgeteam. Sie entscheiden bei jeder Gruppe neu, welche Variante passt.
Eine neue Gruppe ist in wenigen Minuten angelegt. Sie brauchen dafür die Rolle Admin oder Gruppenleiter. Gehen Sie so vor:
Nach dem Erstellen sind Sie automatisch Gruppenleiter. Sie können jetzt Mitglieder einladen, einen Beitrittscode erzeugen und erste Termine anlegen. Legen Sie am besten gleich eine Willkommensnachricht im Gruppenchat an.
Es gibt zwei Wege in eine Gruppe: per Code oder per Anfrage. Beide Wege können Sie auch kombinieren.
Der Beitrittscode ist ein kurzer Code aus Buchstaben und Zahlen. Wer den Code kennt, kann sofort beitreten. Das ist ideal für den Start, zum Beispiel wenn Sie beim Konfi-Elternabend einen Zettel mit QR-Code verteilen oder den Code im Gemeindebrief abdrucken.
Sie finden den Code unter "Gemeinde > Gruppen > Teilen > QR-Code". Dort können Sie den Code auch erneuern oder deaktivieren. Erneuern Sie den Code, wenn er zu viele Personen erreicht hat. Der alte Code ist danach sofort ungültig.
Bei der Anfrage tippt ein Mitglied auf Beitreten und nennt kurz den Grund. Ein Gruppenleiter prüft die Anfrage und schaltet die Person frei oder lehnt sie ab. Das ist sinnvoll für vertrauliche Kreise wie den Kirchenvorstand oder ein Seelsorgeteam.
Für offene Angebote wie den Seniorenkreis reicht oft der Code. Für vertrauliche Runden wählen Sie die Anfrage mit Prüfung. So bleibt jede Gruppe genau so offen oder geschützt, wie es zu ihr passt.
In jeder Gruppe gibt es drei Rollen. Admins verwalten die ganze Gemeinde und alle Gruppen. Gruppenleiter verwalten ihre eigene Gruppe, laden Mitglieder ein und schalten Anfragen frei. Mitglieder schreiben im Chat mit, sehen Termine und laden Dateien herunter.
So ernennen Sie einen weiteren Gruppenleiter:
Geben Sie die Leitung am besten an zwei Personen. Wenn eine Person im Urlaub oder krank ist, bleibt die Gruppe handlungsfähig. Entziehen Sie die Rolle auf dem gleichen Weg, wenn sich die Zuständigkeit ändert.
Neue Anfragen sehen Sie direkt in der Gruppe und gesammelt für alle Gruppen. Öffnen Sie den Bereich "Gemeinde > Mitglieder > Beitrittsanfragen". Dort steht, wer wann um Aufnahme gebeten hat und für welche Gruppe.
Tippen Sie auf eine Anfrage, um Details zu sehen. Prüfen Sie Name und Nachricht der Person. Bei Annehmen wird die Person sofort Mitglied und sieht Chat, Termine und Dateien. Bei Ablehnen erhält sie eine freundliche Nachricht und keinen Zugang.
Für Admins gibt es zusätzlich eine Historie. Dort steht, wer eine Anfrage angenommen oder abgelehnt hat und wann das passiert ist. Das hilft, wenn mehrere Leiter zusammenarbeiten. Sie sehen zum Beispiel, dass eine Anfrage am Montag freigeschaltet wurde. So gibt es keine doppelten Rückfragen und keine vergessenen Anfragen.
Jede Gruppe hat einen eigenen Dateibereich und einen eigenen Kalender. Laden Sie dort nur Dateien hoch, die wirklich zur Gruppe gehören. Für den Chor sind das zum Beispiel Probenpläne und Liedblätter. Für die Konfis sind das Anmeldebögen und Freizeitinfos. Für den Kirchenvorstand sind das Protokolle und Beschlussvorlagen.
Termine, die Sie in der Gruppe anlegen, sehen nur Gruppenmitglieder. Sie können Erinnerungen aktivieren und angeben, ob eine Anmeldung nötig ist. So vermeiden Sie volle Gemeindekalender und erreichen genau die richtigen Personen. Löschen Sie alte Dateien einmal im Jahr, damit die Übersicht erhalten bleibt.
Offene Gruppen sehen alle Mitglieder Ihrer Gemeinde im Bereich "Gemeinde > Gruppen". Interne Gruppen sehen nur eingeladene Mitglieder und Admins. Inhalte wie Chat und Dateien sehen immer nur Mitglieder der jeweiligen Gruppe.
Der alte Code verliert sofort seine Gültigkeit. Bereits beigetretene Mitglieder bleiben in der Gruppe. Nur neue Beitritte brauchen den neuen Code. Teilen Sie den neuen Code gezielt, zum Beispiel per Aushang im Probenraum.
Ja. Öffnen Sie "Gemeinde > Gruppen > Mitglieder", tippen Sie auf die Person und wählen Sie Entfernen. Die Person verliert sofort den Zugang zu Chat, Terminen und Dateien. Bei Bedarf können Sie sie später erneut aufnehmen.
Zwei Gruppenleiter pro Gruppe sind ideal. So bleibt die Gruppe betreut, auch wenn eine Person verhindert ist. Admins können zusätzlich jederzeit helfen und die Historie unter "Gemeinde > Mitglieder > Beitrittsanfragen" einsehen.