Problem: Termine doppelt pflegen kostet Zeit

Viele Gemeinden pflegen ihre Termine an mehreren Stellen. Der Gottesdienst steht auf der Webseite, das Konzert in einem Kalenderprogramm und die Seniorenrunde in einer Excel Liste. Das kostet Zeit und führt schnell zu Fehlern.

Wenn du Kirchentermine automatisch synchronisieren möchtest, ist die Lösung eine externe Quelle. Du pflegst den Termin einmal an einer Stelle und KirchApp übernimmt ihn automatisch in den Gemeindekalender. Änderungen erscheinen dann ebenfalls von allein in der App.

Der Kalender Sync für Kirchen läuft im Hintergrund. Du musst also keinen Export starten und keine Datei hochladen. KirchApp prüft die verbundenen Quellen regelmäßig und aktualisiert neue, geänderte und abgesagte Termine selbstständig.

Welche Quellen du anbinden kannst

Unter "Gemeinde > Admin" kannst du mehrere Kalenderquellen verbinden. Jede Quelle lässt sich einzeln einrichten, pausieren und wieder entfernen. Aktuell werden drei Typen unterstützt.

iCal oder ICS Feed aus einem Kalenderprogramm

Wenn du iCal für deine Kirche einbinden möchtest, brauchst du nur einen öffentlichen iCal Link. Diesen Link erzeugen fast alle gängigen Kalenderprogramme, zum Beispiel Outlook, Google Kalender, Apple Kalender oder ChurchTools. Das Format heißt meist iCal oder ICS.

Diese Variante passt gut, wenn deine Termine bereits in einem Kalender gepflegt werden. Du kopierst den Link aus deinem Kalenderprogramm und fügst ihn in KirchApp ein. Danach werden alle Termine aus diesem Kalender übernommen.

Vernetzte Kirche

Viele Gemeinden nutzen bereits die Vernetzte Kirche für ihre Öffentlichkeitsarbeit. Du kannst diese bestehenden Termine direkt mit KirchApp verbinden. Damit erscheinen öffentliche Gottesdienste und Veranstaltungen automatisch auch in deinem Gemeindekalender.

Du brauchst dafür die Adresse deiner Gemeinde in der Vernetzten Kirche. KirchApp erkennt die zugehörigen Termine und importiert Titel, Zeit, Ort und Beschreibung. Bilder und Links werden übernommen, soweit sie in der Quelle vorhanden sind.

termine-e.de

Wenn du termine-e.de einbinden möchtest, funktioniert das nach dem gleichen Prinzip. Viele Kirchenbezirke und Dekanate pflegen dort zentrale Veranstaltungskalender. Du verbindest den passenden Feed und musst regionale Termine nicht mehr von Hand abtippen.

Das ist besonders hilfreich für Bezirksgottesdienste, Konzerte oder besondere Aktionen. Die Quelle bleibt verantwortlich für die Inhalte. KirchApp zeigt die Termine nur an und hält sie aktuell.

Schritt für Schritt einrichten

Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten. Du brauchst dafür Admin Rechte in deiner Gemeinde und den Link oder die Kennung deiner Quelle. Am besten öffnest du Quelle und KirchApp nebeneinander im Browser.

1. Öffne in KirchApp den Bereich "Gemeinde > Admin". Dort siehst du alle bereits verbundenen Kalender und kannst neue Quellen hinzufügen.
2. Wähle Neue Quelle hinzufügen und danach den Typ deiner Quelle. Zur Auswahl stehen iCal oder ICS, Vernetzte Kirche und termine-e.de.
3. Füge den iCal Link ein oder wähle deine Gemeinde in der Vernetzten Kirche aus. Bei termine-e.de trägst du den Link zum Kalender oder zur Ortsseite ein. Prüfe, dass der Link vollständig kopiert wurde.
4. Gib der Quelle einen klaren Namen, zum Beispiel Gottesdienste Webseite oder Bezirkskalender. So erkennst du später im Fehlerprotokoll sofort, welche Anbindung gemeint ist.
5. Wähle die passende Zielgruppe für die importierten Termine aus. Speichere die Quelle danach. KirchApp startet sofort den ersten Import.
6. Kontrolliere den Kalender unter "Gemeinde > Events". Neue Termine erscheinen dort meist innerhalb weniger Minuten. Prüfe Titel, Uhrzeit und Ort anhand von ein oder zwei Beispielen.

Danach läuft die Synchronisierung automatisch weiter. Du musst dich dafür nicht anmelden. Auch wenn du dich per Code aus deiner E-Mail anmeldest, bleibt die Anbindung im Hintergrund aktiv.

Zielgruppe wählen und Termine richtig zuordnen

Jede externe Quelle bekommt eine Zielgruppe. Damit legst du fest, wer die importierten Termine in der App sehen kann. Du kannst zum Beispiel alle Termine einer Quelle für die ganze Gemeinde freigeben oder nur für bestimmte Gruppen wie Jugend oder Senioren.

Wähle die Zielgruppe eher großzügig, wenn es sich um öffentliche Gottesdienste handelt. Wähle sie eher gezielt, wenn es sich um interne Proben oder Teamtreffen handelt. Du kannst die Zuordnung später jederzeit unter "Gemeinde > Admin" ändern.

Wichtig ist, dass importierte Termine in KirchApp nicht bearbeitet werden. Änderungen nimmst du immer in der ursprünglichen Quelle vor. Beim nächsten Durchlauf übernimmt KirchApp die aktuelle Version automatisch.

Fehlerprotokoll verstehen und Probleme lösen

Zu jeder Quelle gibt es ein Fehlerprotokoll. Du findest es direkt bei der Quelle unter "Gemeinde > Admin". Dort steht, wann der letzte Abruf erfolgreich war und ob es dabei Probleme gab.

Ein grüner Status bedeutet, dass alles funktioniert. Ein gelber oder roter Hinweis bedeutet, dass der letzte Abruf nicht vollständig war. In dem Fall zeigt KirchApp eine kurze Erklärung und den Zeitpunkt des Fehlers an.

• Falsches Format: Der Link liefert keine gültige iCal oder ICS Datei. Prüfe, ob du wirklich den Kalender Feed kopiert hast und nicht die normale Webseiten Adresse. In vielen Kalenderprogrammen gibt es dafür einen eigenen Punkt wie Link freigeben oder Kalender veröffentlichen.
• Abgelaufener oder gesperrter Link: Manche Programme erzeugen Links, die nur kurz gültig sind oder ein Passwort brauchen. Erstelle dann einen neuen öffentlichen Link ohne Ablaufdatum und ersetze ihn in KirchApp.
• Quelle nicht erreichbar: Der Server der Quelle antwortet gerade nicht. Warte in diesem Fall einige Stunden. Wenn der Fehler länger als einen Tag besteht, prüfe den Link im Browser.
• Keine neuen Termine: Oft liegt das an einem Filter in der Quelle. Prüfe, ob der Quellkalender im richtigen Zeitraum Termine enthält und ob diese öffentlich freigegeben sind.

Alte Fehlermeldungen kannst du ignorieren, sobald wieder ein erfolgreicher Abruf angezeigt wird. KirchApp versucht es bei jedem Durchlauf automatisch erneut. Du musst die Quelle dafür nicht neu anlegen.

Tipps aus der Praxis

Lege eine Quelle der Wahrheit fest. Das bedeutet, dass jeder Termin genau einen Ort hat, an dem er gepflegt wird. Entweder steht er in KirchApp oder in der externen Quelle, aber nie an beiden Stellen gleichzeitig. So vermeidest du doppelte Einträge.

Starte mit einem Testtermin. Lege in deiner Quelle einen Termin mit einem klaren Titel wie Test Konzertprobe an und prüfe, ob er in KirchApp erscheint. Wenn der Test klappt, kannst du die echte Quelle vollständig verbinden. Lösche den Test danach wieder in der Quelle.

Nutze sprechende Namen für deine Quellen. Wenn du mehrere Feeds hast, hilft dir das bei der Zuordnung. Gute Beispiele sind Webseite Gottesdienste, Chor Kalender oder Bezirk termine-e.de. Vermeide Namen wie Import 1 oder Test.

Häufige Fragen

Wie oft werden die Termine aktualisiert?

KirchApp prüft alle verbundenen Quellen regelmäßig im Hintergrund. Neue Termine und Änderungen erscheinen daher meist innerhalb weniger Stunden in der App. Du musst dafür nichts weiter tun.

Kann ich importierte Termine in KirchApp bearbeiten?

Nein, das ist bewusst so gestaltet. Importierte Termine lassen sich in KirchApp ansehen, aber nicht ändern. Bitte ändere Titel, Zeit oder Ort immer in der ursprünglichen Quelle. Beim nächsten Abruf wird die Änderung übernommen.

Was passiert, wenn ich eine Quelle lösche?

Wenn du eine Quelle entfernst, werden die bisher importierten Termine dieser Quelle aus dem Kalender entfernt. Termine, die du zusätzlich von Hand in KirchApp angelegt hast, bleiben erhalten. Du kannst eine Quelle jederzeit neu verbinden.

Sehen alle Mitglieder alle importierten Termine?

Das hängt von der Zielgruppe ab, die du bei der Quelle eingestellt hast. Nur Personen in dieser Zielgruppe sehen die Termine. Prüfe die Einstellung unter "Gemeinde > Admin", wenn ein Termin für jemanden fehlt.