Beitrittsanfragen freischalten, Admins und Gruppenleiter ernennen und Mitglieder entfernen. Mit Historie aller Entscheidungen.
Wenn Sie Ihre Kirchengemeinde in KirchApp verwalten, ist die Mitgliederliste Ihr wichtigster Arbeitsbereich. Nur Personen mit der Rolle Admin sehen in der Gemeindedetailansicht den Tab "Gemeinde > Mitglieder". Normale Mitglieder sehen diesen Tab nicht. Das schützt die Daten Ihrer Gemeinde.
Mitglieder zu verwalten bedeutet in der Praxis vor allem drei Aufgaben. Sie schalten neue Anfragen frei, Sie vergeben Rollen und Sie halten die Liste aktuell. Alles dazu finden Sie an einem Ort. Das spart Zeit und verhindert doppelte Arbeit.
Achten Sie auf die kleine rote Zahl am Mitglieder Tab. Diese Zahl zeigt offene Beitrittsanfragen an. Wenn dort zum Beispiel eine 3 steht, warten drei Personen auf eine Entscheidung. Tippen Sie dann auf den Tab, um die Liste zu öffnen. Gerade in den ersten Wochen nach dem Start lohnt sich ein täglicher Blick.
Neue Personen stellen in KirchApp eine Anfrage, bevor sie Mitglied Ihrer Gemeinde werden. Sie entscheiden als Admin, wer dazu kommt.
Für Gruppen gilt das gleiche Prinzip. Viele Gruppen sind offen für alle Gemeindemitglieder. Manche Gruppen sind geschützt und brauchen eine eigene Freischaltung. Diese Anfragen verwalten Sie unter "Gemeinde > Gruppen". Tippen Sie dort auf die Gruppe und dann auf Anfragen. Gruppenleitungen können Anfragen für ihre eigene Gruppe selbst entscheiden.
Wenn sich Personen per E-Mail Code anmelden, prüfen Sie bitte trotzdem kurz die Identität. Der Code per E-Mail bestätigt die Adresse, aber nicht die Zugehörigkeit zur Gemeinde. Ein kurzer Abgleich schützt vor falschen Zuordnungen.
Unter "Gemeinde > Mitglieder > Beitrittsanfragen" finden Sie unten auch die Historie. Dort steht, wer wann wen angenommen oder abgelehnt hat. Zu jedem Eintrag sehen Sie Datum und angegebenen Grund. Nur Admins können diese Historie sehen. Normale Mitglieder haben keinen Zugriff.
Die Historie hilft im Alltag sehr. Wenn zwei Admins sich die Arbeit teilen, sehen beide sofort den aktuellen Stand. Sie vermeiden doppelte Rückfragen an dieselbe Person. Sie sehen auch, ob eine Anfrage schon einmal abgelehnt wurde und warum.
Ein Beispiel aus der Praxis. Eine Person fragt nach, warum ihre Anmeldung noch offen ist. Sie schauen in die Historie und sehen, dass ein Kollege die Anfrage gestern angenommen hat. Dann können Sie beruhigt antworten und müssen nichts erneut prüfen. Oder Sie sehen eine Ablehnung mit dem Grund doppelte Anmeldung. Dann wissen Sie sofort Bescheid.
Wenn Sie Admin Rechte in der App vergeben, legen Sie fest, wer was darf. Es gibt drei Rollen mit klaren Aufgaben.
So vergeben Sie eine Rolle. Öffnen Sie "Gemeinde > Mitglieder". Tippen Sie auf die gewünschte Person in der Liste. Wählen Sie dann die neue Rolle aus und bestätigen Sie die Änderung. Die Änderung gilt sofort.
Wenn Sie einen Gruppenleiter ernennen möchten, geht das am schnellsten über die Gruppe. Öffnen Sie "Gemeinde > Gruppen", tippen Sie auf die Gruppe und dann auf die Mitgliederliste der Gruppe. Dort wählen Sie die Person aus und setzen die Rolle Gruppenleiter. Wichtig ist nur, dass die Person bereits Mitglied der Gruppe ist.
Planen Sie Vertretungen früh. Wenn Sie in Urlaub gehen oder krank werden, sollte ein zweiter Admin alle Aufgaben übernehmen können. Sprechen Sie kurz ab, wer in dieser Zeit die Anfragen prüft.
Manchmal müssen Sie ein Mitglied entfernen. Zum Beispiel nach einem Wegzug, nach einem Austritt oder bei einer doppelten Anmeldung. Auch bei Störungen im Chat kann ein Entfernen nötig sein. Gehen Sie dabei ruhig und respektvoll vor.
So geht es. Öffnen Sie "Gemeinde > Mitglieder", tippen Sie auf die Person und wählen Sie Entfernen. Bestätigen Sie die Aktion. Die Person verliert danach sofort den Zugang zur Gemeinde. Das bedeutet, sie sieht keinen Gemeindechat mehr, keine Dateien mehr und keine internen Termine mehr. Öffentliche Informationen bleiben sichtbar, interne Inhalte nicht.
Informieren Sie die Person am besten vorher persönlich. Eine kurze Nachricht oder ein Anruf wirkt besser als ein stilles Entfernen. Erklären Sie den Grund sachlich und bieten Sie Hilfe an. Bei einem Wegzug können Sie auf die neue Gemeinde hinweisen. Bei einem Versehen können Sie die Person sofort wieder aufnehmen.
Entfernen Sie niemanden aus Ärger über eine einzelne Nachricht. Klären Sie sensible Fälle immer erst im persönlichen Gespräch. Erst wenn das Gespräch nichts bringt, ist ein Entfernen sinnvoll.
Das ist kein Problem. Bitten Sie die Person, einfach erneut eine Anfrage zu stellen. Sie können die neue Anfrage dann unter "Gemeinde > Mitglieder > Beitrittsanfragen" annehmen. In der Historie bleibt die alte Ablehnung mit Grund sichtbar. Das ist normal und kein Fehler.
Entfernte Personen können jederzeit neu anfragen. Sobald die Anfrage da ist, schalten Sie sie wie gewohnt frei. Der alte Chatverlauf bleibt für die Gemeinde erhalten. Die Person sieht nach der Freischaltung wieder alle aktuellen Inhalte.
Nein. Die Historie unter "Gemeinde > Mitglieder > Beitrittsanfragen" sehen nur Admins. Normale Mitglieder und Gruppenleitungen ohne Admin Rolle haben keinen Zugriff. So bleiben interne Entscheidungen geschützt.
Für kleine Gemeinden reichen zwei Admins. Größere Gemeinden arbeiten oft mit drei bis vier Admins. Wichtig ist, dass immer jemand erreichbar ist. Verteilen Sie die Aufgabe zum Beispiel auf Pfarrbüro und Pfarrteam. Prüfen Sie einmal im Jahr, ob die Rollen noch stimmen.