Wofür Ressourcen da sind

Viele Dinge in der Gemeinde werden gemeinsam genutzt. Der große Saal für das Gemeindefest, ein kleiner Gruppenraum für den Konfi Unterricht, der Gemeindebus für den Ausflug und der Beamer für den Seniorennachmittag. Damit es dabei keine Doppelbelegung gibt, kannst du Ressourcen in der Kirchen App ganz einfach anfragen.

Wenn du den Gemeindesaal buchen willst, hilft dir die App weiter. Du siehst auf einen Blick, was es gibt und ob es zu deiner Zeit frei ist. Das gilt für Räume genauso wie für Fahrzeuge und Ausstattung. Beispiele sind der Saal, die Küche, der Bus, der Pavillon für das Sommerfest, Beamer, Leinwand, Mikrofon oder Geschirr für viele Gäste.

Deine Gemeinde entscheidet selbst, welche Ressourcen sie anlegt. Ein Admin richtet alles unter "Gemeinde > Admin" ein und schaltet das Modul frei. Danach findet ihr alles gesammelt unter "Gemeinde > Ressourcen". So lassen sich Kirchenräume verwalten, ohne Zettel am Schwarzen Brett und ohne viele Anrufe.

Übersicht ansehen und Belegung prüfen

Öffne den Bereich unter "Gemeinde > Ressourcen". Dort siehst du alle freigegebenen Räume, Fahrzeuge und Geräte als Liste. Jede Ressource hat eine kurze Beschreibung. Dort steht zum Beispiel, wie viele Personen in den Saal passen oder welches Zubehör zum Beamer gehört.

Tippe eine Ressource an, um die Details zu sehen. Dort findest du die Belegung und die bereits bestätigten Zeiten. So erkennst du sofort, ob dein Wunschtermin noch frei ist. Wenn du den Bus oder den Beamer ausleihen willst, ist das der schnellste Start.

Nimm dir kurz Zeit für die Hinweise der Gemeinde. Dort stehen oft Hausregeln, Abholzeiten oder Infos zur Rückgabe. Wenn etwas unklar ist, frage lieber vor der Anfrage beim Pfarramt oder bei der angegebenen Kontaktperson nach.

Anfrage senden Schritt für Schritt

Du hast einen freien Zeitraum gefunden. Dann sende eine Anfrage mit Start und Ende. Eine Anfrage ist noch keine feste Buchung. Sie wird erst gültig, wenn eine verantwortliche Person sie bestätigt.

1. Zeitraum wählen: Lege Start und Ende fest. Wähle Datum und Uhrzeit so genau wie möglich. Plane genug Zeit für Aufbau und Aufräumen mit ein.
2. Zweck nennen: Schreibe kurz dazu, wofür du Raum oder Gerät brauchst. Ein Satz reicht oft aus. Zum Beispiel Geburtstag des Chors, Konfi Treffen oder Gottesdienst mit Übertragung.
3. Kontaktdaten prüfen: Schau nach, ob dein Name und deine Erreichbarkeit stimmen. So kann die verantwortliche Person dich bei Rückfragen schnell finden.
4. Anfrage absenden: Sende die Anfrage ab und warte auf die Rückmeldung. Du erhältst eine Nachricht in der App, sobald sich der Status ändert.

Bitte sende pro Wunsch nur eine Anfrage. Wenn du mehrere Tage brauchst, lege Start und Ende über den gesamten Zeitraum. Wenn das nicht passt, sende für jeden Tag eine eigene Anfrage und schreibe den Zusammenhang in den Zweck.

Meine Buchungen verstehen

Alle deine Anfragen findest du unter "Gemeinde > Ressourcen" im Bereich für deine eigenen Buchungen. Dort gibt es drei Zustände. Sie helfen dir, den Überblick zu behalten.

• Offen: Deine Anfrage wurde gesendet und wartet auf eine Entscheidung. Du musst erst einmal nichts tun. Bitte plane so, als wäre der Termin noch nicht sicher.
• Bestätigt: Eine verantwortliche Person hat zugesagt. Jetzt kannst du fest mit Raum, Fahrzeug oder Gerät planen.
• Abgelehnt: Die Anfrage hat leider nicht geklappt. Meist steht eine kurze Begründung dabei. Oft ist der Zeitraum schon belegt oder es fehlt eine wichtige Info.

Schau vor deiner Veranstaltung noch einmal in deine Buchungen. So stellst du sicher, dass alles bestätigt ist. Wenn du deine Pläne änderst, ziehe eine offene Anfrage bitte zurück. So bleibt der Termin für andere frei.

Als Verantwortlicher bestätigen oder ablehnen

Manche Mitglieder kümmern sich um bestimmte Ressourcen. Vielleicht bist du für den Saal zuständig oder du verwaltest den Beamer. Dann siehst du neue Anfragen unter "Gemeinde > Ressourcen" im Bereich für Anfragen.

Öffne eine offene Anfrage und prüfe Start, Ende und Zweck. Prüfe auch die Belegung rund um den Wunschtermin. Achte auf genug Abstand zwischen zwei Nutzungen, damit Übergabe und Reinigung klappen.

Danach triffst du die Entscheidung mit einer kurzen Aktion. Bei einer Zusage ist die Ressource für diesen Zeitraum vergeben. Bei einer Absage hilft eine kurze und freundliche Nachricht. Schreibe zum Beispiel, dass der Saal schon belegt ist und schlage einen anderen Termin vor, wenn du einen kennst.

Bitte entscheide möglichst bald. Gerade vor Festen und in der Ferienzeit warten viele auf eine Antwort. Wenn dir Infos fehlen, melde dich direkt bei der anfragenden Person, bevor du ablehnst.

Tipps für eine reibungslose Buchung

• Früh anfragen: Beliebte Zeiten sind schnell weg. Frage besonders für Feste, Konfirmation und Weihnachtszeit früh an.
• Puffer einplanen: Denke an Aufbau, Abbau, Rückgabe und Tanken beim Bus. So gibt es keinen Stress mit der Gruppe nach dir.
• Hausregeln beachten: Lies die Hinweise zu Reinigung, Schlüssel, Lärm und Rückgabe. Gib alles sauber und vollständig zurück.
• Nur eine Anfrage pro Wunsch: Doppelte Anfragen machen die Prüfung schwer. Warte erst die Antwort ab, bevor du es erneut versuchst.
• Defekt sofort melden: Wenn Beamer, Mikrofon oder ein Stuhl kaputt ist, melde es direkt nach der Nutzung. So kann die Gemeinde schnell reparieren.

Häufige Fragen

Wer darf neue Räume und Geräte anlegen?

Das darf nur die Gemeindeverwaltung. Admins legen Ressourcen unter "Gemeinde > Admin" an und bestimmen, wer Anfragen bestätigen darf. Als Mitglied kannst du vorhandene Angebote nutzen, aber keine neuen erstellen. So bleibt die Liste übersichtlich und aktuell.

Was mache ich, wenn meine Anfrage abgelehnt wurde?

Lies zuerst die Nachricht der verantwortlichen Person. Oft hilft ein anderer Zeitraum oder ein kürzerer Puffer. Passe Start und Ende an und sende die Anfrage erneut. Bei Fragen melde dich direkt bei der Kontaktperson der Ressource.

Kann ich über mehrere Tage buchen?

Ja, das geht in vielen Fällen. Lege Start am ersten Tag und Ende am letzten Tag fest und beschreibe den Ablauf im Zweck. Wenn deine Gemeinde getrennte Tage bevorzugt, sende mehrere Anfragen hintereinander. Schreibe dazu, dass sie zusammen gehören.

An wen wende ich mich bei Schaden oder Defekt?

Melde Schäden sofort an die verantwortliche Person oder an das Pfarramt. Schreibe kurz, was passiert ist und wann es aufgefallen ist. Mache wenn möglich ein Foto. So kann die Gemeinde schnell helfen und die nächste Gruppe ist nicht überrascht.

Ressourcen buchen gelingt am besten, wenn alle fair miteinander umgehen. Prüfe die Belegung, frage rechtzeitig an und gib alles ordentlich zurück. Dann bleibt der Saal schön, der Bus fahrbereit und der Beamer einsatzklar für die ganze Gemeinde.